Aturan Baru Pergudangan Resmi Diberlakukan dengan Syarat Transparansi Data yang Lebih Ketat, Pengelola Gudang Kini Wajib Lapor Stok dan Harga Setiap Bulan

Implikasi Kewajiban Pencatatan Harga dan Pelaporan Stok dalam PP Nomor 3 Tahun 2026 bagi Entitas Logistik

Penerbitan Peraturan Pemerintah (PP) Nomor 3 Tahun 2026 tentang Perubahan atas PP Nomor 29 Tahun 2021 menegaskan intervensi pemerintah yang lebih dalam terhadap tata kelola administrasi pergudangan. Regulasi ini tidak lagi memandang gudang sekadar sebagai tempat penyimpanan fisik, melainkan sebagai simpul data strategis untuk pengendalian inflasi dan stabilitas pasokan nasional. Perubahan mendasar terletak pada pergeseran fokus pengawasan yang kini mengintegrasikan data arus barang dengan data nilai ekonomi. Bagi pelaku usaha, substansi aturan ini menuntut transparansi total, di mana validitas data logistik menjadi syarat mutlak legalitas operasional.

Pasal 64 PP Nomor 3 Tahun 2026 menetapkan subjek hukum yang sangat luas, mencakup pemilik, pengelola, hingga penyewa gudang. Penggunaan kata "atau" dalam definisi subjek hukum menegaskan bahwa kewajiban pencatatan melekat pada pihak yang memiliki kontrol faktual atas operasional gudang, terlepas dari status kepemilikan aset propertinya. Ketentuan ini secara efektif menutup celah penghindaran tanggung jawab yang sering terjadi dalam skema logistik pihak ketiga (3PL), di mana sebelumnya operator gudang dapat berdalih tidak mengetahui detail barang milik kliennya. Kini, setiap entitas yang mengelola inventaris wajib menyelenggarakan administrasi yang akuntabel.

Kompleksitas kepatuhan meningkat pada Pasal 65 ayat (1), yang memperluas elemen data wajib catat menjadi tiga belas poin. Selain data standar seperti mutasi masuk-keluar dan stok akhir, regulasi mewajibkan pencatatan Nomor Induk Berusaha (NIB) pemilik barang serta harga jual. Kewajiban mencatat harga jual, khusus untuk Barang Kebutuhan Pokok dan Barang Penting, menciptakan tantangan operasional baru. Gudang yang selama ini terisolasi dari fungsi komersial kini harus memiliki visibilitas terhadap strategi harga (pricing strategy). Hal ini memaksa integrasi sistem antara divisi penjualan dan logistik agar data harga di tingkat gudang selalu aktual.

Tantangan teknis terbesar muncul bagi penyedia jasa logistik (3PL) yang mengelola barang milik prinsipal. Pasal 65 memaksa operator gudang untuk mengetahui harga jual barang klien, informasi yang seringkali dianggap rahasia dagang. Namun, pemerintah mengantisipasi benturan kepentingan ini melalui Pasal 68 ayat (2). Pasal tersebut memberikan mandat hukum yang menerobos klausul kerahasiaan privat, di mana pemilik barang wajib memberikan persetujuan kepada pengelola gudang untuk menyampaikan data stok dan harga kepada otoritas. Dengan demikian, pemilik barang tidak dapat menggunakan alasan Non-Disclosure Agreement (NDA) untuk menahan data yang diminta regulasi.

Transformasi Pelaporan dan Pengawasan Digital

Kewajiban pelaporan dalam PP Nomor 3 Tahun 2026 bergeser dari mekanisme pasif menjadi aktif dan terjadwal. Pasal 68 ayat (3) mewajibkan pelaporan berkala setiap bulan bagi gudang yang menyimpan komoditas pokok dan penting, tanpa perlu menunggu permintaan insidental dari pemerintah. Laporan ini harus disampaikan secara elektronik, yang mengindikasikan bahwa Kementerian Perdagangan sedang membangun basis data logistik nasional yang terintegrasi (National Logistics Database). Pelaku usaha harus segera memodernisasi infrastruktur teknologi mereka agar kompatibel dengan sistem pelaporan pemerintah, meninggalkan metode pencatatan manual yang rentan kesalahan.

Aspek ketersediaan data juga diperketat melalui Pasal 65 ayat (2) yang mensyaratkan data "wajib tersedia setiap saat" untuk kepentingan pemeriksaan (sidak). Petugas Pengawas Perdagangan memiliki wewenang penuh untuk memverifikasi kesesuaian antara data administratif dengan fisik barang di lapangan. Ketidaksiapan menyajikan data real-time saat inspeksi, termasuk data harga jual, dikategorikan sebagai pelanggaran administratif. Hal ini menuntut pengelola gudang untuk memiliki sistem dashboard digital atau pengarsipan yang rapi dan mudah diakses oleh petugas berwenang kapan pun diperlukan.

Penegakan hukum atas regulasi ini menggunakan instrumen sanksi administratif bertingkat yang diatur dalam Pasal 166 hingga 172. Pemerintah menerapkan pendekatan ultimatum remedium, dimulai dari teguran tertulis hingga tiga kali. Namun, jika ketidakpatuhan berlanjut, sanksi dapat meningkat menjadi penghentian sementara kegiatan usaha, paksaan pemerintah (seperti penutupan gudang atau pemblokiran akses sistem elektronik), denda administratif, hingga pencabutan perizinan berusaha. Pasal 172 ayat (2) bahkan menetapkan masa tunggu (blacklist) selama lima tahun bagi entitas yang izinnya dicabut, sebuah risiko fatal bagi kelangsungan bisnis.

Implikasi sanksi ini menuntut departemen legal perusahaan untuk proaktif merevisi kontrak kerja sama. Perjanjian antara pemilik barang dan pengelola gudang harus diperbarui untuk mengakomodasi pertukaran data harga dan klausul kepatuhan pelaporan. Risiko hukum kini tidak hanya menyasar aspek perdata antar-pihak, tetapi juga kepatuhan publik. Kelalaian satu pihak dalam menyediakan data dapat menyebabkan pembekuan operasional yang merugikan seluruh rantai pasok. Oleh karena itu, kepatuhan terhadap PP Nomor 3 Tahun 2026 harus dipandang sebagai manajemen risiko kolektif.

Secara keseluruhan, PP Nomor 3 Tahun 2026 memaksa industri logistik dan distribusi untuk beradaptasi dengan standar transparansi baru. Gudang tidak lagi menjadi "kotak hitam" dalam rantai pasok, melainkan menjadi titik kontrol pemerintah dalam memantau ketersediaan dan harga barang strategis. Pengusaha perlu segera melakukan audit internal terhadap sistem pencatatan dan prosedur operasional standar (SOP) untuk memastikan seluruh elemen data—terutama harga jual dan legalitas pemilik barang—tersedia dan terlaporkan secara akurat setiap bulan.

Checklist Kepatuhan PP No. 3 Tahun 2026

Untuk Pemilik Barang:

• Identifikasi apakah produk Anda masuk kategori Barang Kebutuhan Pokok atau Barang Penting.

• Siapkan mekanisme rutin untuk memberikan data update harga jual kepada pengelola gudang/3PL.

• Pastikan NIB perusahaan valid dan tersimpan dalam database pengelola gudang.

• Berikan persetujuan tertulis (consent) kepada pengelola gudang untuk melaporkan data stok dan harga ke Kemendag.

Untuk Pengelola Gudang (Operator/3PL):

• Modifikasi Warehouse Management System atau buku administrasi untuk memuat kolom "Harga Jual" dan "NIB Pemilik Barang".

• Siapkan prosedur "siap saji" data untuk menghadapi inspeksi mendadak (Sidak) agar data bisa diakses seketika.

• Tetapkan PIC (Person in Charge) khusus untuk melakukan input laporan elektronik bulanan ke sistem Kemendag.

• Wajibkan verifikasi NIB dan legalitas barang sebelum barang masuk ke gudang (Gatekeeper function).

Untuk Tim Legal & Compliance:

• Buat adendum perjanjian kerjasama logistik yang mewajibkan transparansi data harga demi kepatuhan regulasi (mengatasi isu NDA).

• Masukkan klausul indemnifikasi jika operasional gudang terhenti akibat kelalaian klien dalam memberikan data wajib.

• Pantau status teguran administratif jika ada, dan pastikan respon perbaikan dilakukan dalam kurun waktu 14 hari kerja per teguran.